Aplikujący są zobowiązani do złożenia wniosku o przyznanie stypendium i każdego załączników w wersji papierowej i w wersji elektronicznej drogą mailową na adres stypendia@muzhp.pl. Wnioski można składać w języku polskim lub angielskim.
 
Ważna jest kolejność ułożenia załączników. Kartki powinny być spięte spinaczami biurowymi, nie wolno ich zszywać, ani oprawiać. Składane dokumenty powinny być napisane tekstem znormalizowanym (czcionka Times New Roman; pkt 12; interlinia 1,5). Muzeum nie zwraca złożonych materiałów.

Przed przesłaniem materiałów wnioskodawca musi wypełnić formularz rejestracyjny dostępny na stornie internetowej Funduszu Stypendialnego.
I. Obligatoryjnie:
a)    życiorys;
b)    listę wszystkich swoich publikacji i oryginały lub kserokopie trzech z nich, które kandydat uzna za najważniejsze;
c)    projekt przedsięwzięcia na okres otrzymywania stypendium.

II. Fakultatywnie:
a)    zaproszenie od instytucji, która wesprze stypendystę w realizacji projektu
e)    opinie dwóch samodzielnych pracowników naukowych; w tym w miarę możliwości przynajmniej jednego zamieszkałego w Polsce

UWAGA!
Osoby, które były już stypendystami MHP muszą również dołączyć: sprawozdanie z realizowanego podczas stypendium projektu jeśli od zakończenia stypendium minął rok – tekst, który powstał w oparciu o badania przeprowadzone podczas trwania tego stypendium

ad a) Życiorys
Powinien zawierać informacje dotyczące przebiegu wykształcenia, odbytych staży, stypendiów, szkoleń zagranicznych, rozwoju kariery zawodowej, projektów naukowych, w których aplikujący uczestniczył. Objętość całości tekstu powinna się zawierać na dwóch stronach maszynopisu znormalizowanego (czcionka Times New Roman; pkt 12, interlinia 1,5, w punktach).

ad c) Projekt przedsięwzięcia
Nie powinien przekraczać objętości trzech stron maszynopisu i powinien uwzględniać następujące punkty:
- tytuł projektu,
- charakterystyka tematu,
- cel projektu,
- ew. instytucje współpracujące przy realizacji projektu,
- efekt końcowy projektu.

ad d) zaproszenie od instytucji, z którą kandydat ma zamiar współpracować. Jest ono potwierdzeniem, że kandydat będzie miał zapewnione warunki do zrealizowania projektu przedstawionego do konkursu. Ma być dołączony do wniosku, a nie przesłany przez instytucję do Muzeum bezpośrednio.
Wnioski niekompletne nie będą rozpatrywane.