W postępowaniu o zawarcie Umowy Ramowej Zamawiający – Muzeum Historii Polski w Warszawie (MHP) zebrał zapytania Oferentów do SIWZ i opublikował odpowiedzi na te zapytania na stronie internetowej Zamawiającego, na której zostało zamieszczone ogłoszenie o zamówieniu, SIWZ i pozostałe dokumenty postępowania. Ponadto, w dniu 30 kwietnia 2010r. Zamawiający zorganizował zebranie wszystkich Oferentów, zaproszonych do składania Ofert w tym postępowaniu.

W toku zebrania przedyskutowane zostały następujące kwestie:

zasady zawierania umów;
 terminy minimalne i maksymalne harmonogramu czynności Inżyniera Kontraktu;
zakres czynności Inżyniera Kontraktu w poszczególnych fazach realizacji inwestycji;
treść formularza ofertowego;
kryteria i zasady oceny Ofert w postępowaniu.


Zasady zawierania umów

W kwestii zasad zawierania umów Zamawiający przypomniał, że w wyniku przeprowadzenia przedmiotowego postępowania zostanie zawarta Umowa Ramowa z jednym wykonawcą, na okres realizacji inwestycji budowy siedziby stałej MHP w lokalizacji Jazdów – Trasa Łazienkowska.

Na podstawie tej Umowy Ramowej Zamawiający będzie miał możliwość udzielania Zamówień, w poszczególnych latach kalendarzowych realizacji inwestycji, na podstawie Umów Szczegółowych, zawieranych z Inżynierem Kontraktu. W przypadku, gdy Zamawiający nie dojdzie do porozumienia z Inżynierem Kontraktu przy ustalaniu warunków Umowy Szczegółowej ma mozliwość przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w celu zawarcia tej umowy.

W postępowaniu Zamawiający załączył do SIWZ Ogólne Warunki Umowy dla Umowy Ramowej (OWU Umowa Ramowa), które wraz z Ofertą będą podstawą dla zawarcia Umowy Ramowej.
Oferta przedstawiona w postępowaniu o zawarcie Umowy Ramowej pozostaje wiążąca dla Oferenta
i będzie stanowić podstawę dla negocjacji warunków świadczenia usług Inżyniera Kontraktu.
Umowa ramowa zostanie zawarta z Inżynierem Kontraktu niezwłocznie po rozstrzygnięciu postępowania o zawarcie umowy ramowej.

Ponadto, Zamawiający załączył do SIWZ sporządzone na podstawie standardowych warunków umowy FIDIC Klient – Konsultant Ogólne Warunki Umowy dla Umowy Szczegółowej (OWU Umowa Szczegółowa) i Szczególne Warunki Umowy dla Umowy Szczegółowej (SWU Umowa Szczegółowa). Na podstawie OWU i SWU dla Umowy Szczegółowej, w granicach zgodności z warunkami okreslonymi w Umowie ramowej, oraz w wyniku negocjacji przeprowadzonych z Inżynierem Kontraktu zgodnie z art. 101 PZP Zamawiający będzie udzielał Zamówień na poszczególne świadczenia Inżynierem Kontraktu. Szczególne Warunki Umowy zostaną więc określone w drodze negocji z Oferentem, którego Oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, przy udzielaniu poszczególnych zamówień zawieranych w celu wykonania Umowy Ramowej. Umowa Szczegółowa będzie umową z wynagrodzeniem ryczałtowym.


Terminy minimalne i maksymalne harmonogramu czynności Inżyniera Kontraktu

Zamawiający potwierdził, że terminy przedstawione w odpowiedziach na zapytania, opublikowanych na stronie internetowej uważa na dzień dzisiejszy za wiążące. Oferenci, przygotowując metodologię realizacji projektu mają prawo wprowadzić własny podział szczegółowy poszczególnych faz projektu wskazanych przez Zamawiającego.



Zakres czynności Inżyniera Kontraktu w poszczególnych fazach realizacji inwestycji

W kwestii zakresu czynności Inżyniera Kontraktu Zamawiający przypomniał, że wymieniona w załączniku do SIWZ lista prac jest minimalnym wymaganym zakresem świadczenia Inżyniera Kontraktu.
Oferenci mogą zaproponować własne uzupełnienia do listy prac Inżyniera Kontraktu. Jeżeli taka sytuacja będzie miała miejsce w przypadku oferty, która zostanie wybrana jako najkorzystniejsza Zamawiający rozważy ujęcie proponowanych przez Oferenta świadczeń w ramach opcji w Umowie Ramowej.
Zamawiający potwierdził, że Inżynier Kontraktu zobowiązany jest w całości przygotowac i przeprowadzic postępowanie w celu wyboru Wykonawcy Robót Budowlanych. Zamawiający udostępni Inżynierowi Kontraktu aktualny stosowany przez Zamawiającego wzór SIWZ. Postępowanie w celu wyboru Wykonawcy Robót Budowlanych zostanie przeprowadzone w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w trybie określonym aktualnie obowiązującymi przepisami PZP.
Zamawiający potwierdził, że spodziewa się, że procedura wyboru Wykonawcy Robót Budowlanych będzie dotyczyła wyboru Generalnego Wykonawcy i będzie przeprowadzona na podstawie dokumentacji projektowej wykonawczej, kosztorysów i specyfikacji technicznych sporządzonych przez Architekta przed rozpoczęciem procedury wyboru Wykonawcy Robót Budowlanych.


Treść formularza ofertowego

Zamawiający potwierdził, że wszystkie informacje przedstawione przez Oferentów w treści Oferty, podlegają ocenie, bezpośrednio lub pośrednio, z zastosowaniem kryteriów oceny Ofert i zgodnie z zasadami oceny Ofert przedstawionymi w pkt 19 SIWZ Kryteria i sposób wyboru oferty najkorzystniejszej.

Elementy cenotwórcze przedstawione przez Ofertentów w tabelach formularza ofertowego będą stanowić podstawę do negocjacji cenowych przy udzielaniu Zamówień.
Ponadto, posłużą Zamawiającemu do:
oceny poprawności proponowanej przez Oferenta metodologii realizacji projektu;
weryfikacji wymaganego poziomu zaangażowania zespołu Inżyniera Kontraktu;
oceny zgodności zespołu Oferenta z zespołem przedstawionym we Wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Natomiast, zgodnie z zastrzeżeniem zawartym w SIWZ, niezależnie od wyceny przedstawionej na potrzeby Oferty, do wykonania usługi Inżynier Kontraktu zobowiązany jest wyznaczyc personel o odpowiednich kwalifikacjach i na niezbędny czas w celu należytego wykonania usługi, zapewniając pracę każdego ze specjalistów w czasie wystarczającym dla prawidłowego wykonania obowiązków.


Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

Wybrany Oferent będzie zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% maksymalnej wartości Umowy Ramowej. Z uwagi na wieloletni charakter Umowy Ramowej zabezpieczenie może zostać wniesione przed zawarciem Umowy Ramowej w części, co najmniej 30% kwoty zabezpieczenia. Pozostałe 70% kwoty zabezpieczenia będzie mogło zostać wniesione przy zawieraniu Umów Szczegółowych.